To musisz wiedzieć o whistleblowingu

Gru 12th To musisz wiedzieć o whistleblowingu
Dodano środa 12th 5:22:09

Zjawisko sygnalizowania nieprawidłowości może być niewygodnym tematem dla większości firm. A prawda jest taka, że o wiele bardziej pomaga organizacji, niż może zaszkodzić. Zasady zgłaszania nieprawidłowości to ważny aspekt każdego przejrzystego środowiska pracy. W tym artykule spróbujemy rozprawić się z najpopularniejszymi pytaniami pojawiającymi się w kontekście sygnalistów.

Jak sygnalista może pomóc organizacji? 

Odpowiedzialni menedżerowie chcą znać problemy obecne w korporacji, ale ponieważ nie mogą być wszędzie przez cały czas, potrzebują swoich pracowników, aby byli ich oczami i uszami. W momencie gdy sygnalista zgłosi nieprawidłowość to jest ona „rozbrajana” zanim dojdzie do eskalacji problemu, co pozwoli uniknąć strat w morale personelu i reputacji firmy. Zgłaszanie nieprawidłowości to niezbędny zawór bezpieczeństwa, a sygnalistom, którzy zgłaszają nieprawidłowości w interesie organizacji należą się podziękowania.

Jakie są błędne wyobrażenia na temat sygnalistów?

Osoby zgłaszające przypadki naruszenia mogą być postrzegane jako kłopot dla organizacji, gdyż powszechnie uważa się, że powoduje nimi samolubność. Np. sami byli uwikłani w proceder i tym sposobem próbują zmniejszyć wymiar swojej kary. Najsławniejsi sygnaliści jak Snowden czy Assange wypaczyli w powszechnym odbiorze prawdziwy obraz sygnalisty. W rzeczywistości zgłoszenie problemu jest świadectwem lojalności wobec organizacji, ponieważ osoba taka zdobywa się na odwagę by zabrać głos mimo, iż nie ma na tym nic do zyskania.

Jak firmy powinny podejść do problemu sygnalizowania problemów przez pracowników?

Zrozumiałe, że w interesie firmy leży, aby wszelkie problemy były załatwiane wewnątrz organizacji, a nie wynoszone na zewnątrz. Dlatego dobrze mieć opracowane i wdrożone: politykę sygnalizowania nieprawidłowości, procedury i system do zarządzania zgłoszeniami. Dzięki temu wewnętrzne raportowanie stanie się realną alternatywą dla upubliczniania nieprawidłowości,  bądź co gorsza, zgłaszania ich organom regulacyjnym.

Na jakie wyzwania firmy powinny zwrócić szczególną uwagę?

Sygnaliści czasem mogą popełniać błędy w ocenie. Mogą też wyolbrzymiać. Chociaż rzadko się zdarza, że konfabulują, należy wziąć pod uwagę i taką ewentualność. Osoby zgłaszające przypadki naruszenia mogą żywić urazę do swojej firmy lub przełożonego. Ostatni dzień w pracy to bardzo często moment, w którym, decydują się  by „dmuchnąć w gwizdek”. Jeśli sygnalista jest bardzo zdeterminowany, aby inni pracownicy ponieśli konsekwencje, może to być ostrzeżenie, że nie jest obiektywny. Należy wtedy podchodzić do jego rewelacji z dystansem. Ważne jest, aby organizacja zadbała o ochronę praw pracownika oskarżonego przez sygnalistę. Firmy powinny przeprowadzić niezależne dochodzenie w celu uzyskania potwierdzenia i dowodów. Należy pamiętać, że osoby zgłaszające przypadki naruszenia nie są świadkami, oni tylko sygnalizują problem, a zbadanie i ocena leży już w gestii organizacji.

W jaki sposób organizacje powinny dbać o bezpieczeństwo i anonimowość zgłaszających?

Sygnalista powinien mieć możliwość wyboru bezpiecznego i anonimowego kanał zgłoszenia. Nie wszyscy chcą w tym celu używać maila, info linii lub tzw. skrzynek ze względu na wątpliwą anonimowość tych kanałów. Najbardziej skuteczną formą do anonimowej komunikacji z pracownikami jest rozwiązanie portalowe, czyli aplikacja informatyczna. Dzięki temu osoba zgłaszająca może w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia (komputer, tablet, telefon)  bezpiecznie przesłać informację o nadużyciu. Firma powinna zapewnić przy tym, że jej celem nie jest dochodzenie kto jest sygnalistom a rzetelna oraz terminowa informacja o samej nieprawidłowości.

Jak kadra zarządzająca może wesprzeć politykę whistleblowingu i samych sygnalistów?

Zarząd musi zagwarantować, że w firmie funkcjonuje polityka zgłaszania nieprawidłowości i dostosowane do niej ramy proceduralne. Należy się upewnić, że wszyscy pracownicy są świadomi polityki organizacji w tym obszarze. Nie można też zapomnieć o kontrahentach i dostawcach, gdyż oni też mogą być źródłem cennych informacji. Ważne, aby w polityce stosowano właściwe definicje sygnalisty i whistleblowingu, aby uniknąć mylenia pojęć i nie powielać negatywnych stereotypów.

W kontekście projektu ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych whistleblowing będzie istotnym zagadnieniem w pierwszej połowie roku 2019 dla wszystkich firm średnich i dużych. Ustawa jest w końcowej fazie procedowania legislacyjnego. Dlatego przedsiębiorcy powinni już dzisiaj uruchomić prace w celu wdrożenia skutecznej procedury i narzędzia do sygnalizowania nieprawidłowości w organizacji (whistleblowingu).

Secution Sp. z o.o

  • ul. Grzybowska 87
  • 00-844 Warszawa
  • NIP 5272776846

 

Newsletter

Materiały eksperckie będą wysyłane w cyklach miesięcznych. Zapraszamy.