Odpowiedzialność menadżera – jak kontrolować.

Wrz 11th Odpowiedzialność menadżera – jak kontrolować.
Dodano niedziela 11th 6:07:12

Menadżerowie są narażeni na ryzyko zaistnienia takiego zbiegu wydarzeń biznesowych, które mogą doprowadzić do powstania nieprawidłowości lub sytuacji przestępczej i będą zmuszeni stawić temu czoła. To zagraża bezpieczeństwu biznesu firmy i samego menadżera. Dlatego każdy musi być świadomy nie tylko swoich przywilejów, ale przede wszystkim odpowiedzialności, jaką ponosi z tytułu piastowania swojego stanowiska.

Pozycja prezesa to najwyższe stanowisko w strukturze firmy. Wiąże się to z dużymi uprawnieniami. Prezes decyduje o strategii firmy, zarządza kluczowymi dla firmy menadżerami. Jako szef firmy odpowiada za wszystkie decyzje, w tym te podjęte przez podległy mu personel.

Płaszczyzn odpowiedzialności menadżera jest wiele. Wskażmy dwie. Za szkody powstałe w wyniku działania lub niedopatrzenia prezes może odpowiadać majątkowo w drodze odszkodowawczej. Istnieje odpowiedzialność menadżera w ramach kodeksu karnego za działanie na szkodę firmy. Takie zarzuty często stawia się szefom spółek w zbiegu z innymi artykułami mówiącymi np. o: fałszowaniu dokumentów, posługiwaniu się sfałszowanymi dokumentami, korupcji, defraudacji itd. Jeśli dogłębnie przyjrzymy się jak duża odpowiedzialność spoczywa na prezesie zarządu możemy dojść do wniosku, że to stanowisko nie jest wcale do pozazdroszczenia...

Często niedoświadczeni prezesi wychodzą z założenia, że jeśli ja świadomie nie popełnię błędu to jestem „bezpieczny od ryzyka”. Niestety tak nie jest. Prezes autoryzuje wiele decyzji i działań, które nie są jego, tylko podległego mu personelu. Codziennie na jego biurko trafia sterta dokumentów, które sygnuje swoim podpisem. Podejmuje decyzje na podstawie uzyskanych informacji - od ludzi pracujących wewnątrz firmy oraz na zewnątrz. Jego bezpieczeństwo zależy w dużej mierze od jakości i rzetelności otrzymywanych informacji.

Rutyna i pośpiech charakteryzujące pracę szefa firmy powodują, że wiele czynności wykonuje on automatycznie, a kontrole traktuje z przymrużeniem oka. Jak więc odnaleźć się w tej sieci zagrożeń? Przecież nie można popaść w histerię i sprawdzać każdy dokument, osobę czy informację. Bo to oznaczałoby paraliż funkcjonowania biznesu, który wymaga decyzji dobrych i szybkich jednocześnie.

Sprawdzonym sposobem na poprawę stanu bezpieczeństwa jest ustalenie „kluczy sprawdzania”. Jest to jeden z elementów systemu „Executive business protection”.

Jak to powinno działać? Ustalamy sami dla siebie częstotliwość z jaką będziemy stosować kontrole w swoim środowisku biznesowym. Dotyczyć to może: informacji, które do nas docierają, dokumentów do podpisu, raportów od podwładnych, informacji od partnerów biznesowych, itp. Zwyczajowo kluczowe informacje sprawdzamy bezwzględnie - to około 30% dochodzących do nas komunikatów. Trzeba pamiętać, że jest też 70% pozostałych informacji, którymi jesteśmy codziennie bombardowani ustnie, pisemnie, mailowo, telefonicznie. W tych z pozoru nie strategicznych komunikatach może być ukryte zagrożenie. System „kluczy sprawdzania” polega na wszczynaniu co jakiś ustalony czas kontroli bez przyczyny.

Przykładowo. Z dokumentów na biurku, które czekają do akceptacji wybieramy do kontroli 10%. Sprawdzamy je wnikliwie, prosząc o dodatkowe wyjaśnienia mimo tego, że pozornie nie są istotne z punktu widzenia strategicznego. Sposób tłumaczenia osób odpowiedzialnych za przygotowanie tych dokumentów daje nam możliwość oceny - nie tylko samych informacji - ale również ich autorów. Tym samym jesteśmy w stanie eliminować potencjalne zagrożenia, które w tym obszarze mogłyby się pojawić przy braku takich kontroli. Podobny klucz możemy zastosować przy odbieraniu informacji od swoich podwładnych. Nie ma powodu im nie wierzyć, ale przynajmniej 10% otrzymanych informacji nawet nie istotnych powinno się sprawdzać prowadząc osobiście wyjaśnienia.

Tego typu „zwyczaje kontrolne” – w obszarach wymienionych i kilku innych - dają jasny komunikat wszystkim współpracownikom wewnątrz i na zewnątrz, że prezes jest trudnym obiektem do ataku przestępczego. Nigdy nie wiadomo kiedy będzie chciał sprawdzić niby prostą sprawą czy błahy dokument. Podobna metoda "nieoczekiwanych ruchów" została stworzona dla pilotów śmigłowców w czasie wojny w Wietnamie. Lotnictwo ponosiło największe straty podczas lądowania i startu. Wróg wiedział jak śmigłowiec podchodzi do lądowania i startuje. Planowano ostrzał według tej wiedzy. Z czasem piloci dostali od naukowców instrukcje, aby startować oraz lądować gwałtownymi i nieprzewidzianymi manewrami. W taki sposób, aby nie można było przewidzieć co zrobi pilot - czy będzie startował do tyłu czy w bok. Wprowadzenie tej zasady znacznie zmniejszyło straty.

Tak samo jest z działaniem każdego prezesa. Rutyna i stałe elementy systemu zarządzania podnoszą ryzyko wystąpienia zdarzenia przestępczego. Osoby znające zwyczaje prezesa mogą wykorzystać to przeciwko niemu, kiedy - przez brak przemyślanego modelu kontroli - zaakceptuje on wadliwy dokument lub podejmie niewłaściwą decyzję, działając w ten sposób na szkodę firmy.

Secution Sp. z o.o

  • ul. Grzybowska 87
  • 00-844 Warszawa
  • NIP 5272776846

 

Newsletter

Materiały eksperckie będą wysyłane w cyklach miesięcznych. Zapraszamy.