Jak zarząd powinien kształtować bezpieczne zachowania pracowników?

Sty 4th Jak zarząd powinien kształtować bezpieczne zachowania pracowników?
Dodano czwartek 4th 4:54:06

W 2017 roku miało miejsce kilka głośnych spraw nielegalnych praktyk globalnych korporacji, za które osobiście ponieśli odpowiedzialność członkowie ich zarządów. Dla przykładu najwyższy rangą menedżer Volkswagena w USA został skazany na 7 lat pozbawienia wolności oraz grzywnę w wysokości 400 tys. USD za udział w skandalu fałszowania wyników emisji silników diesla.

Jako strażnik kapitału finansowego, ludzkiego oraz reputacji firmy, zarząd powinien prezentować twardą i proaktywną postawę w celu zapobiegania łamania prawa i nieetycznych działań w obrębie swojej organizacji. Kierując się tą zasadą i bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu trzej eksperci: Constance E. Bagley (wykładowca Yale i CEO w Bagley Strategic Consulting Group LLC), Bruno Cova (prezes mediolańskiego oddziału firmy prawniczej Paul Hastings) oraz Lee D. Augsburger (wiceprezes zarządu w Prudential Financial, Inc.) opracowali 10 zasad, których warto przestrzegać, aby: zmniejszyć ryzyko wystąpienia nielegalnego zachowania w organizacji, uczynić zachowanie etyczne jako podstawową wartość firmy oraz wzmocnić jej reputację.

  1. Stworzenie komisji etycznej zarządu. Aby uniknąć rozproszenia odpowiedzialności, zarząd powinien wyznaczyć ciało kolegialne o charakterze niewykonawczym, odpowiedzialne za kulturę uczciwości firmy oraz za stworzenie programu kontroli i procesów promujących etyczne postępowanie i compliance. Może to być komisja ds. audytu, ds. etyki i compliance, czy też komitet ad hoc zajmujący się pojawiającymi się zagrożeniami i wyzwaniami.
  2. Stworzenie stanowiska oficera etyki i/lub compliance. Osoba ta byłaby odpowiedzialna za codzienne dbanie o całościowy program etyczny i compliance. Powinna znać obowiązujące regulacje, teorię etyki i charakterystykę nieetycznych zachowań. Ponadto powinien posiadać umiejętność aktywnego słuchania i dobrej oceny sytuacji. Menedżer powinien raportować bieżącą sytuację komisji etycznej zarządu.
  3. Ustanowienie i opublikowanie norm i procedur etycznych oraz compliance. Precyzyjnie określona misja i kodeksy postępowania mają kluczowe znaczenie dla kształtowania postaw dyrektorów, menedżerów i pracowników w zakresie podstawowych wartości, standardów i procedur firmy. Kodeks postępowania powinien być prosty, łatwy do zrozumienia i odwoływać się do wartości, które będą przemawiać do pracowników. Powinien też zawierać proste, możliwe do zidentyfikowania i autentyczne przykłady.
  4. Zarząd powinien promować jakość, bezpieczeństwo oraz mieć jasną politykę adekwatnego poziomu problemu. Zapewnienie jakości produktu i bezpieczeństwa w miejscu pracy powinno się rozpoczynać na najniższym poziomie pracowniczym i być zdeterminowane przez reakcję liderów na problemy, na które zwrócono im uwagę. Polityka adekwatnego poziomu problemu polega na opracowaniu jasnych wskazówek określających, jakie rodzaje problemów można załatwić na poziomie lokalnym, a jakie powinny być natychmiast ujawniane podmiotom wyższym w hierarchii organizacji.
  5. Opracowanie, dających się zmierzyć, wskaźników wydajności programu i nagradzanie dobrych zachowań. Takie wskaźniki to np. skargi pracowników i klientów, komentarze przekazane za pośrednictwem linii pomocy, dni bez wypadku w miejscu pracy, absencja, w tym ilość dni zwolnień chorobowych czy skradziona własność firmy lub niewłaściwe wykorzystanie aktywów. Ważne jest, aby wypracować i wyegzekwować stosowanie najlepszych praktyk.
  6. Zachowanie szczególnej staranności przy zatrudnianiu top managerów. Ważne by osoby zarządzające korporacją odznaczały się honorowym i moralnym zachowaniem. Cztery kluczowe cechy liderów biznesu to: uczciwość, odpowiedzialność, umiejętność przebaczenia i empatia.
  7. Organizacja interaktywnych szkoleń w celu zapoznania wszystkich pracowników ze standardami etycznymi i compliance firmy. Tematy powinny obejmować wartości firmy, sposób, w jaki firma zarabia, dyskusję na temat praw obowiązujących w biznesie oraz wiedzę naukową stojącą za nieetycznymi zachowaniami.
  8. Wprowadzenie skutecznego systemu zgłaszania nadużyć. Ważne, aby pracownicy (potencjalni sygnaliści) mieli świadomość istnienia takiego systemu oraz wiedzieli, że nic im nie grozi w przypadku sygnalizowania nieprawidłowości.
  9. Równomierne stosowanie zasad w całej organizacji. Po wykryciu niewłaściwego zachowania zarząd musi upewnić się, że firma podejmuje odpowiednie kroki w celu poradzenia sobie z problemem - niezależnie od rangi sprawcy.
  10. Przygotowanie się na wystąpienie incydentów compliance. Zarząd musi zapewnić, aby w przypadku wystąpienia incydentu, natychmiast był wdrożony, uprzednio opracowany, program antykryzysowy. Kompleksowy plan zapewni skuteczność działań naprawczych i zapobiegnie eskalacji negatywnych skutków.

W kontekście dynamicznie zmieniającego się środowiska prawnego prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju, w szczególności mając na myśli nowelizację ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, wprowadzenie rzetelnych zasad compliance może zdecydować o być albo nie być przedsiębiorstwa. Według zaprezentowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości założeń nowelizacji ustawy, firmę dopuszczającą się korupcji i oszustw na wielką skalę będzie można skazać nawet na 30 mln zł kary. Warto, aby zarząd podjął odpowiednie działania w tej kwestii, póki jest jeszcze na to czas. Zwłoka może w skrajnych przypadkach okazać się bardzo kosztowna.

Secution Sp. z o.o

  • ul. Grzybowska 87
  • 00-844 Warszawa
  • NIP 5272776846

 

Newsletter

Materiały eksperckie będą wysyłane w cyklach miesięcznych. Zapraszamy.